definisi sistem informasi

Definisi sistem informasi

Sistem Informasi dibentuk dari dua suku kata, yaitu Sistem dan Informasi. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Alter, 2002). Sebuah sistem memiliki input, proses, output, feedback(umpan balik), kontrol, dan boundary(batasan) yang jelas. Gambaran mengenai sistem, dapat dilihat pada gambar berikut:

Sedangkan informasi adalah data yang relatif berarti/berguna bagi seseorang yang menerimanya, yang bisa digunakan sebagai dasar dalam melakukan pembuatan keputusan.

Definisi sistem informasi yang dibentuk dari dua pengertian tersebut adalah sekumpulan komponen yang terintegrasi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi.  Sistem informasi dibentuk oleh beberapa komponen atau sub sistem yang saling berhubungan.

 

Misalnya pada Sistem Informasi Penjualan, sistem ini dapat terdiri dari beberapa sub sistem seperti, Point-of-Sale(POS) System, Sistem Kontrol Inventori, Sistem Analisis Penjualan, dan Sistem Buku Besar.  Keempat sistem tersebut saling terkait, dan masing-masing diperlukan oleh pengguna yang berbeda.

Sistem informasi tidak harus memanfaatkan komputer. Komputer dapat menjadi salah-satu komponen dalam sistem informasi. Misalnya saja, sistem pengarsipan surat yang hanya menggunakan buku surat masuk dan buku surat keluar. Sistem ini biasanya dikenal sebagai Sistem Informasi Tata Naskah.

 

Dasar - dasar bisnis

 

Definisi Bisnis

Dalam beberapa literatur, kata "bisnis" memiliki definisi:

• “… a course of action or a procedure … a series of stages in manufacture or some other operation…” [the concise oxford dictionary]

• “… a series of actions, changes, or functions bringing about a result.” [dictionary.com]

• Semua kegiatan yang bertujuan untuk menciptakan suatu “nilai” bagi orang yang memerlukannya. (Burlton, 2001:67)

Pada definisi yang dikemukakan oleh Burlton, kata "nilai" bermakna segala sesuatu yang dipersepsi oleh penerimanya. Nilai tersebut dihasilkan dengan cara mengelola sumber daya perusahaan, sesuai dengan kebutuhan konsumennya. Sumber daya perusahaan meliputi: Man, Money, Material, Machine, Method, dan Information (5M+1I)

Perkembangan bisnis dipengaruhi oleh “lingkungan bisnis”, seperti:

• Kondisi ekonomi: mempengaruhi apa dan berapa banyak barang dan layanan yang dibeli konsumen

• Kebijakan hukum: mempengaruhi aktifitas, prosedur dan aturan dalam bisnis

• Budaya: mempengaruhi karakteristik barang dan layanan yang dijual

• Faktor kompetitif: mempengaruhi jenis barang dan layanan yang disediakan, serta harga yang dikenakan

Jenis-Jenis Bisnis

Secara umum, ada 3(tiga) jenis bisnis yang terlibat dalam pengolahan bahan baku menjadi barang jadi yang dipasarkan ke konsumen:

• Manufaktur : mengolah bahan baku menjadi barang jadi yang dijual ke bisnis lain atau langsung ke konsumen

• Distributor/pedagang grosir : menjual barang yang dihasilkan oleh manufaktur, dalam jumlah yang sangat banyak ke bisnis lain(retailer)

• Retailer/pedagang eceran: menjual barang dalam jumlah kecil(eceran) secara langsung ke konsumen

Jenis bisnis lainnya yang tidak terkait dengan produksi barang antara lain:

• Bisnis layanan: bertujuan menyediakan layanan yang diperlukan oleh bisnis yang lain maupun oleh konsumen secara individu

• Organisasi non-profit: menyediakan layanan untuk tujuan sosial(bukan profit), seperti rumah sakit, lembaga pendidikan, lembaga keagamaan, lembaga budaya, dsb.

• Pemerintahan: membuat aturan hukum, kebijakan, dan regulasi yang mempengaruhi bisnis dan individu.

Fungsi Bisnis

Untuk mencapai tujuannya, bisnis menjalankan fungsi-fungsi tertentu. Fungsi bisnis dapat dikelompokkan menjadi:

• Accounting: merekam, mencatat, dan melaporkan informasi keuangan dalam bisnis

• Keuangan(Finance): mengelola keuangan. Menghasilkan uang yang diperlukan bisnis, dan membuat rencana penggunaan uang tersebut

• Pemasaran: menjual barang atau jasa yang dihasilkan

• Produksi: memproduksi/ fabrikasi barang

• Manajemen SDM: merekrut, melatih, menempatkan, memberikan kompensasi, dan memberhentikan karyawan.

• Fungsi bisnis lainnya, antara lain yang muncul belakangan ini, untuk meningkatkan daya saing bisnis, yaitu fungsi R&D(Research and DevelopmentI)  dan layanan informasi

Operasi Bisnis dan Informasi

Operasi bisnis adalah semua aktivitas untuk menyediakan produk(barang atau layanan) bisnis, untuk menjamin bisnis dapat memperoleh keuntungan(mencapai tujuan). Informasi diperlukan untuk operasi bisnis tersebut, agar berjalan efisien. Informasi mengalir antar bagian(kelompok kerja, departemen, atau orang per orang). Informasi yang mengalir antar bagian, dalam bisnis yang satu dengan bisnis yang lain bisa berbeda. Misal: bisnis manufaktur dengan distributor. Manufaktur memenuhi permintaan produk(untuk mengisi stok gudang) dengan cara memproduksinya secara langsung. Sedangkan distributor memenuhi permintaan produk(untuk mengisi stok gudang) dengan cara membelinya dari bisni lain.

Manajemen Bisnis dan Informasi

Informasi diperlukan dan digunakan dalam manajemen bisnis. Manajemen adalah semua aktifitas yang berkaitan dengan menentukan bagaimana sebuah bisnis berfungsi. Manajer harus membuat keputusan:

• Jangka pendek, operasi bisnis hari-ke-hari. Misalnya, barang apa saja yang harus dipesan, berapa banyak, dan supplier mana yang dipilih, dsb.

• Jangka panjang. Misalnya, barang apa yang perlu dijual untuk sesi tertentu, perlu memperluas area pemasaran atau tidak, konsumen mana yang akan menjadi target penjualan tahun depan, dsb.

Keputusan dipilih dari beberapa alternatif tindakan yang ada. Misal memutuskan untuk memberi kredit kepada konsumen atau tidak. Pembuatan keputusan didasarkan pada informasi yang ada, yang mengalir di dalam bisnis. Keputusan dibuat dalam berbagai level manajemen, yang paling tinggi adalah strategic decision, yang bersifat jangka panjang dan dibuat oleh top management.

 

• Strategic decision: Dibuat oleh top management, spt direktur atau direktur utama. Berpengaruh pada bisnis jangka panjang. Misal: apakah perusahaan perlu membuka bisnis baru, membuat produk baru dsb.

• Tactical decision: Dibuat oleh middle management, manajer departemen, pimpinan kelompok kerja. Berpengaruh pada bisnis dalam jangkan waktu menengah. Misal: barang apa yang perlu distok pada sesi/musim berikutnya.

• Operational decision: Dibuat oleh operational management, spt karyawan secara individu, pengawas gudang, pengawas produksi, atau manajer operasional. Misal: keputusan pemberian kredit atau tidak, memesan bahan baku atau tidak, dsb.

Pemrosesan Informasi dalam Bisnis

Aktifitas pemrosesan informasi meliputi:

• Menerima data untuk diproses,

• Memproses data sesuai dengan kebutuhan,

• Menyimpan data,

• Menyajikan dan mendistribusikan informasi yang dihasilkan, ke pihak-pihak yang berkepentingan.

Delapan aktifitas pemrosesan informasi dalam bisnis manufaktur/distributor/retailer:

• Order customer

• Tagihan customer

• Pembayaran customer

• Inventori

• Pembelian barang/stok dan material

• Pembayaran tagihan

• Penggajian karyawan

• Laporan informasi keuangan

Berikut akan dijelaskan beberapa contoh pemrosesan informasi dalam bisnis, yaitu pemrosesan informasi pada proses order/pesanan customer, dan kontrol inventori

Order Customer

 

Aktifitas utamanya adl menginputkan data order barang/layanan dari customer. Dilakukan oleh Departemen Penjualan

• Input: data order customer

• Proses: Mengecek jumlah stok barang, status kredit customer. Jika memenuhi syarat, maka sistem membuat order penjualan

• Output: order penjualan(atau disertai juga order pengiriman/ surat jalan)

• Order penjualan dan surat jalan diberikan ke Departemen Pengiriman untuk diproses lebih lanjut

Kontrol Inventori

Inventori harus selalu dimonitor untuk menjamin ketersediaan stok, agar dapat selalu memenuhi permintaan customer. Departemen kontrol inventori bertugas untuk membuat data jumlah stok yang up to date.

• Input:order penjualan(Departemen Pengiriman), nota penerimaan barang(Departemen Penerimaan)

• Proses: memonitor jumlah stok, dan mengupdate jumlah tersebut berdasarkan jumlah barang yang terjual, dan barang yang dibeli dari supplier.

• Output:

• Laporan barang yang harus dipesan. Laporan ini diberikan ke Departemen Pembelian.

• Laporan persediaan barang, yang diberikan ke Departemen Akunting Umum